Pamatjēdzieni
Dokuments
Informācija, kas radusies, saņemta vai pārvērsta citā formā uz jebkura informācijas nesēja un apliecina kādu darbību. Institūcijas dokumenti iever gan nosūtītos, gan saņemtos dokumentus, tostarp elektroniskos.
E-dokuments (foto, video, audio, tekstuālie)
Radīts un uzkrāts dažādos informācijas nesējos vai IT infrastruktūrā (CD, DVD, zibatmiņa, informācijas sistēma, serveris u.c.) un var būt dažāda satura – teksta, foto, video, datubāzes dati u.c.
Institūcijas arhīvs
Institūcijas uzkrāto dokumentu kopums, kas var ietvert dažādu formu, vides un informācijas nesēju dokumentus, kuri radīti institūcijas darbības rezultātā un kuriem ir arhīviska vērtība.
ARHĪVISKĀ VĒRTĪBA
Dokumentu nozīmīgumu ilgtermiņā nosaka atbilstoši institūcijas funkcijām un darbības jomai – nepieciešamību tiesību un saistību pierādīšanai, dokumentos ietvertās informācijas vēsturisko, sabiedrisko, kultūras vai zinātnisko vērtību, kā arī citus normatīvajos aktos minētus nosacījumos.
Ilgstoši glabājami: > par 10 gadiem
Pastāvīgi glabājami: mūžīgi
Nodošana Latvijas Nacionālajā arhīvā
Nodošana Latvijas Nacionālajā arhīvā jāveic pastāvīgi glabājamiem dokumentiem ne vēlāk kā piecu gadu laikā pēc to radīšanas/saņemšanas (ja vien speciālos gadījumos nav noteikts citādi).
Lai dokumenti būtu gatavi nodošanai valsts glabāšanā, ir nepieciešams:
- veikt to aprakstīšanu (ar LNA saskaņota uzziņu sistēma – uzskaites saraksts/-i, arhīviskais apraksts, arhīviskā apraksta shēma, ja tajā nepieciešami precizējumi un/vai papildinājumi);
- ja dokumenti nav uzkrāti un reģistrēti informācijas sistēmā vai tās funkcionalitāte nenodrošina arhivēšanu, dokumentiem nepieciešams sagatavot dokumentu reģistru (pēc LNA noteiktas formas un satura);
- ja dokumenti uzkrāti CD vai citos ārējos datu nesējos, nepieciešamas veikt to izgūšanu;
- veidot dokumentu pakotni (pēc LNA noteiktas struktūras un atbilstoši glabājamām vienībām);
- ģenerēt pakotnes kontrolsummu.
Esības un fiziskā stāvokļa pārbaude
Veicama pabeigtām un aprakstītām lietām institūcijas arhīvā ne retāk kā reizi astoņos gados (ja vien speciālos gadījumos nav noteikts citādi).
Papildus pārbaude: Jāveic dokumentiem, kurus sagatavo nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā.
DocA 